Zur Unterstützung unseres Kunden suchen wir ab sofort eine Vorstandsassistenz (m/w/d) für eine befristete Festanstellung.
Als Teil des Vorzimmerteams übernehmen Sie eine zentrale Rolle in der organisatorischen und administrativen Unterstützung der Vorstandsmitglieder. Sie sorgen für einen reibungslosen Tagesablauf und halten dem Vorstand in allen Belangen den Rücken frei:
Eigenständige Planung, Koordination und Überwachung komplexer Termine und Besprechungen
Vorbereitung und inhaltliche Aufbereitung von Unterlagen (einfacher bis mittlerer Komplexität)
Verwaltung der Vorstandspostfächer, Priorisierung und Nachverfolgung relevanter Vorgänge
Reiseplanung, -organisation und Reisekostenabrechnung
Organisation von Sitzungen und Terminen, inkl. Bereitstellung von Unterlagen und Bewirtung
Klassische Büroorganisation: Postein- und -ausgang, Dokumentenmanagement, Geburtstagsübersicht für VIPs
Kommunikation mit internen und externen Partnern, insbesondere anderen Vorzimmern
Übernahme sonderbezogener Aufgaben und Projekte im Auftrag des Vorstands
Repräsentation des Vorzimmers als wichtige Schnittstelle zu Mitarbeitenden, Partnern und Kunden
Mehrjährige Erfahrung in einer vergleichbaren Assistenzfunktion, idealerweise im öffentlichen Sektor
Sehr gute Kenntnisse der Abläufe und Strukturen einer Verwaltungsorganisation
Ausgeprägte Fachkenntnisse im Bereich Assistenz und Büroorganisation
Sicherer Umgang mit MS Office sowie modernen Kommunikationstools
Hohe Serviceorientierung, Loyalität und Diskretion
Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten, Organisationsgeschick und Teamfähigkeit
Selbstständige, strukturierte und vorausschauende Arbeitsweise
Originally posted on Himalayas
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